Thư ký tổng giám đốc và bảng mô tả công việc chi tiết
Xem thêm cơ hội tìm việc làm mới tại CareerBuilder:
Thư ký tổng giám đốc luôn là vị trí hấp dẫn đối với nhiều ứng viên. Ngoài mức lương đáng mơ ước, công việc này còn mang đến cơ hội thăng tiến hơn nữa trong môi trường làm việc tốt. Tuy nhiên, không phải ai cũng phù hợp với vị trí này. Vậy một ứng viên muốn có nhiều khả năng được nhận vào vị trí thư ký phải đáp ứng những yêu cầu gì? Cùng Tuyển dụng - Tìm việc nhanh xem mô tả công việc chi tiết bên dưới nhé!
>> Xem thêm các việc làm hành chính/ thư ký tại đây:
Administrator
Business administrator
Sale admin
Tuyển dụng sale admin
Thư ký luật
Thư ký tiếng anh
Sale admin tuyển dụng
1. Vị trí thư ký tổng giám đốc là gì?
Thư ký tổng giám đốc (hay còn gọi là phó tổng giám đốc) là người hỗ trợ tổng giám đốc trong công việc. Họ chuyên xử lý công việc hành chính, gọi điện thoại và các nhiệm vụ khác do giám sát viên giao.
Phó tổng giám đốc được coi là người đại diện cho khối văn phòng. Ông cũng điều phối các dự án và thường làm việc giữa các phòng ban, đóng vai trò là người liên lạc giữa Giám đốc điều hành và các phòng ban khác trong công ty. Các doanh nghiệp nhỏ thường thuê một trợ lý giám đốc để lấp đầy vị trí này, vì vậy trợ lý giám đốc thường chỉ dành cho các công ty và tập đoàn lớn.
Thư ký tổng giám đốc là ai?
2. Công việc của thư ký tổng giám đốc
Công việc của thư ký sẽ phụ thuộc vào công ty mà họ làm việc. Tuy nhiên về cơ bản họ đều phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Lập kế hoạch, đặt lịch hẹn, tiếp khách hàng, đối tác, đặt vé máy bay, khách sạn cho sếp đi công tác.
- Tư vấn, tham mưu và đề xuất giải pháp, phương hướng để tổng giám đốc xử lý công việc.
- Soạn thảo hợp đồng, văn bản, tài liệu và công văn. Chuẩn bị các tài liệu và thông tin theo yêu cầu của sếp.
- Tham dự các cuộc họp quan trọng và ghi lại biên bản cuộc họp.
- Trả lời các câu hỏi từ giới truyền thông và đối tác.
- Thay mặt sếp quyết định những công việc quan trọng trong trường hợp sếp vắng mặt.
- Ở một số công ty, thư ký tổng giám đốc còn có nhiệm vụ giám sát hoạt động của các bộ phận.
Công việc gắn liền với soạn thảo hợp đồng, văn bản
3. Yêu cầu nghiệp vụ đối với thư ký tổng giám đốc
Một mặt, hầu hết họ yêu cầu ít nhất phải có bằng đại học trong lĩnh vực ngoại thương, quản trị kinh doanh chú trọng ngoại ngữ và phiên dịch kinh doanh về trình độ chuyên môn. Ngoài ra, Phó Giám đốc điều hành còn phải sở hữu trình độ ngoại ngữ xuất sắc. Đặc biệt là khả năng biên dịch, phiên dịch tài liệu tại các cuộc họp quan trọng.
Khả năng ngoại ngữ là không thể thiếu
Kinh nghiệm làm việc cũng là một yêu cầu cần thiết đối với công việc này. Nếu chưa có kinh nghiệm ở vị trí tương đương, chắc chắn bạn sẽ khó có thể đảm đương nhiều vai trò cùng lúc.
Đặc biệt, thư ký cho giám đốc cũng phải có kiến thức kinh doanh để thực hiện các công việc tổ chức, điều phối mọi hoạt động trong công ty. Nếu cần thiết, thư ký cũng phải thay mặt tổng giám đốc thực hiện các công việc.
4. Những kỹ năng cần có để làm tốt vị trí thư ký tổng giám đốc
4.1 Kỹ năng hành chính văn phòng
Nhiệm vụ chính của một thư ký là xử lý văn bản, quản lý công văn, soạn thảo và in ấn các văn bản theo yêu cầu của cấp trên. Kỹ năng hành chính văn phòng bao gồm khả năng đánh máy, soạn thảo tài liệu đúng tiêu chuẩn, sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng.
Ngoài ra còn cần kỹ năng giao tiếp và tính linh hoạt để có thể hoàn thành tốt các công việc hỗ trợ khác. Các kỹ năng hành chính văn phòng thường không yêu cầu bất kỳ khóa đào tạo đặc biệt nào nên bạn có thể học hỏi và cải thiện trong quá trình làm việc thực tế. Tuy nhiên, nếu bạn có khả năng thích ứng nhanh, bạn sẽ mau chóng làm quen với công việc này.
>> Tham khảo việc làm hành chính/ thư ký tại đây:
Công việc thư ký sẽ cần kỹ năng hành chính văn phòng tốt
4.2 Kỹ năng ngoại ngữ
Như Tuyển dụng - Tìm việc nhanh vừa đề cập ở trên, đôi khi một thư ký phải làm phiên dịch. Đặc biệt là ở các công ty nước ngoài, trách nhiệm của thư ký sẽ bao gồm việc biên dịch và phiên dịch các tài liệu cho cấp trên.
Vì vậy, kiến thức về ngoại ngữ là điều kiện tiên quyết để ứng tuyển vào vị trí này. Đặc biệt, khả năng giao tiếp tiếng Anh và khả năng phiên dịch. Ứng viên có trình độ ngoại ngữ tốt, có chứng chỉ tiếng Anh, biết ngoại ngữ thứ hai sẽ có lợi thế hơn khi ứng tuyển.
4.3 Kỹ năng giao tiếp tốt
Tính chất công việc của trợ lý là thường xuyên phải tiếp xúc với tổng giám đốc, một trong những vị trí điều hành của công ty. Vì vậy, bạn phải có phong thái tự tin và khéo léo trong giao tiếp. Một thư ký giỏi là người có cách ứng xử tế nhị, chuyên nghiệp khi tiếp xúc với các phòng ban, bộ phận khác.
Kỹ năng giao tiếp rất cần thiết khi gặp gỡ đối tác
4.4 Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc
Công việc chính của thư ký là điều phối lịch trình làm việc của tổng giám đốc. Ngoài ra, thư ký không chỉ cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt mà còn phải biết cách sắp xếp thời gian biểu và ghi nhớ các cuộc hẹn, cuộc họp.
Vì vậy, một thư ký chuyên nghiệp phải có kỹ năng tổ chức, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng tổ chức công việc. Ngoài ra, khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và bám sát lịch trình làm việc giúp các thư ký hoàn thành công việc một cách suôn sẻ.
5. Thu nhập của thư ký tổng giám đốc
Mức lương của thư ký tổng giám đốc
Dựa trên 71 mẫu việc làm do trang tuyển dụng CareerBuilder tổng hợp, mức lương thư ký tổng giám đốc được phân chia như sau:
- Mức lương trung bình sẽ là 13.6 triệu đồng/tháng.
- Mức lương của thư ký dưới 1 năm kinh nghiệm trung bình là 10.9 triệu đồng/tháng.
- Mức lương thư ký từ 1 - 4 năm kinh nghiệm trung bình là 13.2 triệu đồng/tháng.
- Với vị trí thư ký tổng giám đốc yêu cầu từ 5 - 9 năm kinh nghiệm thì mức lương trung bình tương ứng là 17.9 triệu đồng/tháng.
6. Triển vọng nghề nghiệp của thư ký tổng giám đốc
Thư ký là một công việc có nhiều triển vọng để phát triển và thăng tiến. Sau một vài năm làm việc, bạn có thể thăng tiến lên vị trí thư ký trưởng hoặc chuyển sang các vai trò chuyên môn hơn. Ví dụ như bộ phận hành chính nhân sự hay kinh doanh với vị trí trưởng phòng hoặc trưởng nhóm. Cơ hội phát triển là không có giới hạn, miễn là bạn tiếp tục học và cố gắng tích lũy thêm kiến thức.
7. Tìm việc làm thư ký tổng giám đốc ở đâu?
Quá trình ứng tuyển việc làm thư ký tổng giám đốc có thể không dễ cho các ứng viên vì vị trí này có vai trò quan trọng trong một công ty nên yêu cầu tuyển dụng tương đối khắt khe. Tuy nhiên, bạn không phải quá lo lắng vì hiện nay các trang tuyển dụng liên tục cập nhật rất nhiều thông tin.
Trang web Careerbuilder.vn là trang thông tin tuyển dụng việc làm chuyên nghiệp với hàng nghìn tin tuyển dụng được cập nhật mỗi ngày. Bạn có thể dễ dàng tìm được công việc mơ ước của bản thân ngay khi truy cập vào Careerbuilder.vn.
>>> Có thể bạn quan tâm: Giám đốc điều hành (CEO) làm gì? Vai trò của CEO trong doanh nghiệp
Như vậy, Tuyển dụng - Tìm việc nhanh đã cung cấp cho bạn mô tả công việc thư ký tổng giám đốc cũng như những kiến thức liên quan đến ngành nghề này. Hy vọng đây sẽ là cẩm nang hữu ích cho những ứng viên đã và đang có mong muốn ứng tuyển vị trí công việc này ở hiện tại và trong tương lai.
Nhanh tay truy cập Careerbuilder để xem thêm nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn như việc làm Biên Hòa, việc làm Hải Phòng, việc làm Gia Lai, việc làm tại nhà, việc làm part time, internship, recruiter, lazada tuyển dụng, việc làm Phú Quốc, tìm việc làm tại Hà Nội, việc làm Thành phố Hồ Chí Minh, việc làm Bình Dương, việc làm Bình Định, tìm việc làm mới, việc làm Phú Yên, nhân viên chăm sóc khách hàng, việc làm quận 7,... Đồng thời, hãy chuẩn bị cho mình một bản CV thật chuyên nghiệp tại CV Hay để sẵn sàng chinh phục mọi nhà tuyển dụng!
CareerBuilder
Nhận xét
Đăng nhận xét