Thư ký là gì? Điều kiện và kỹ năng để ứng tuyển thư ký mới nhất 2022
Thư ký là gì?
Thư ký là người làm việc "hậu trường" trong một văn phòng như hỗ trợ cho các hoạt động hành chính và quản trị trong văn phòng. Ngoài ra, thư ký còn là người thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục giấy tờ, điều hành, chuẩn bị tài liệu, tổ chức cuộc họp, lên lịch, lập kế hoạch cho cấp trên (giám đốc),...
Thư ký là gì? (Nguồn: Internet)
Mô tả công việc thư ký văn phòng
Là một người thư ký văn phòng, sau đây là những công việc bạn sẽ phải thực hiện:
Sắp xếp và quản lý lịch làm việc ở văn phòng
Thống nhất kế hoạch làm việc, lịch làm việc và lịch họp.
Tổ chức các cuộc họp để lắng nghe các bộ phận và nhân viên trực tiếp của bạn và ghi nhận xét của họ vào biên bản.
Tiến hành cuộc họp đồng thời ghi chép và tóm tắt nội dung cuộc họp cho mục đích hành chính và quản trị.
Ghi lại các ý kiến quản lý và lãnh đạo và chuyển thông tin cho các bộ phận hoặc cá nhân thích hợp.
Thư ký đôi khi phải đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc (Nguồn: Internet)
Tiếp nhận và xử lý thông tin
Phân loại tài liệu của bạn và làm việc nhanh nhất có thể. Hỗ trợ lãnh đạo xử lý các văn bản không xâm nhập đến. Khi tài liệu đến văn phòng cần được xử lý chính xác, nhanh chóng, bảo mật cao.
Thu thập thông tin và dữ liệu. Tìm tài liệu tham khảo nếu cần thiết.
Biên – phiên dịch tài liệu theo yêu cầu của cấp trên.
Tiếp nhận, phân loại và xử lý những thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.
>> Xem thêm các việc làm hành chính/ thư ký tại đây:
Đón tiếp khách hàng
Chào khách hàng và giải quyết vấn đề trong khả năng và sự hiểu biết của khách hàng.
Cung cấp khu vực chờ hợp lý cho khách và không bỏ qua những vị khách đã chờ lâu.
Chuẩn bị phương tiện đi lại cho khách
Hỗ trợ ghi lại thông tin cuộc họp.
Chuẩn bị đồ uống và đồ ăn nhẹ cho khách của bạn trước khi cuộc họp diễn ra.
Sắp xếp các chuyến công tác cho cấp trên
Phác thảo và chuẩn bị lịch trình du lịch của bạn: mục đích chuyến đi, điểm đến, thời gian khởi hành, thời gian đến, điểm dừng ...
Lên lịch trình bao gồm thời gian và địa điểm, những người sẽ gặp, tổ chức mà bạn thuộc về, các tài liệu bắt buộc (số lượng tệp),...
Đặt vé phương tiện giao thông
Đặt khách sạn: vị trí, các loại phòng, giá cả, phương thức đặt,...
Lập hồ sơ chuyến đi gồm: tài liệu cho từng buổi làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,...)
Tạm ứng và quyết toán chi phí.
>> Tham khảo việc làm hành chính/ thư ký tại đây:
Đối với thư ký giám đốc
Thực hiện sắp xếp và quản lý các lịch trình công việc của giám đốc.
Phối hợp với các bộ phận văn thư để tổng hợp và phân loại các loại giấy tờ, hồ sơ.
Xử lý các công việc liên quan đến tài liệu, giấy tờ, hồ sơ,…
Truyền đạt thông tin giữa ban giám đốc và các bên liên đới.
Hỗ trợ ban giám đốc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
Làm thư ký học ngành gì?
Hiện nay ở Việt Nam chưa có ngành học đặc thù nào đào tạo công việc thư ký văn phòng. Tuy nhiên, sẽ tùy vào lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn ngành học để ứng tuyển vị trí thư ký.
Nếu bạn muốn làm công việc thư ký, bạn hoàn toàn có thể làm nhiều ngành khác nhau như quản trị kinh doanh, marketing, kinh doanh quốc tế,... để học hỏi các kỹ năng mềm. Từ đó áp dụng những kiến thức và kỹ năng học được vào công việc thư ký một cách dễ dàng.
Những kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký giỏi
Nghề thư ký hiện nay là một trong những lựa chọn của nhiều bạn trẻ với mong muốn có được kinh nghiệm, các mối quan hệ và cả sự thăng tiến trong sự nghiệp. Để trở thành một thư ký chuyên nghiệp, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng sau:
Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống
Phân tích là khả năng cần thiết và quan trọng đối với một nhân viên thư ký. Bởi trong một vài trường hợp, thư ký sẽ thay mặt sếp giải quyết công việc. Và tất nhiên người thư ký lúc này cần xác định đâu là điểm mấu chốt để đưa ra các quyết định giải quyết công việc phù hợp. Một nhân viên thư ký giỏi phải có khả năng hỗ trợ sếp tối đa trong công việc.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng mà nhân viên thư ký cần phải có. Vị trí thư ký hiện nay chính là cánh tay đắc lực của cấp trên trong việc gặp gỡ, trao đổi và ký kết với đối tác. Vì vậy, bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, khả năng đàm phán, ứng xử linh hoạt và khéo léo. Để trở thành một thư ký giỏi, bạn cũng cần biết cách cư xử lịch sự, hòa đồng với mọi người.
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cần thiết của một thư ký giỏi (Nguồn: Internet)
Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc
Đóng vai trò là “cầu nối” và hỗ trợ công việc cho các đơn vị, cá nhân khác nhau. Thư ký văn phòng cần có kỹ năng quản lý tốt để sắp xếp luồng công việc một cách trơn tru.
Ngoài ra, kỹ năng quản lý công việc cũng rất cần thiết vì phải kế hoạch, lên lịch trình, điều hành doanh nghiệp và tổ chức các công việc cá nhân. Tuy nhiên, với một vài nhân viên thư ký thì bạn cần biết tổ chức và phối hợp với các phòng ban trong công tác quản lý. Đồng thời, bạn cũng cần biết quản lý thời gian, lên lịch trình công việc và phân bổ thời gian hợp lý.
Kỹ năng tin học văn phòng
Kỹ năng về máy tính có thể sẽ không cần thiết đối với một số nhân viên thư ký. Tuy nhiên, bạn cũng cần biết sử dụng Word, Excel, Powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ,... Bạn nên trang bị cho mình kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng máy tính để tránh việc giám đốc hay đồng nghiệp đánh giá thấp khả năng làm việc của bạn.
>> Xem thêm: 12 kỹ năng CNTT mà nhà tuyển dụng không thể từ chối
Khả năng ngoại ngữ tốt
Do tính chất công việc phải tiếp xúc nhiều khách hàng của sếp, đặc biệt là khách nước ngoài. Do đó ngành thư ký văn phòng yêu cầu bạn phải có khả năng ngoại ngữ tốt để có thể truyền đạt thông tin chính xác, mạch lạc và rõ ràng.
>> Tham khảo việc làm administrative/ clerical tại đây:
Yếu tố cần thiết để trở thành thư ký
Ngoại hình “vừa mắt”
Nhiều mục tuyển dụng đã ghi một cách thẳng thắn tuyển thư ký với yêu cầu phải có ngoại hình. Nhưng bạn đừng lầm tưởng họ đang cần một vóc dáng người mẫu, một gương mặt hoa khôi.
Nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu thư ký phải có ngoại hình (Nguồn: Internet)
Chỉ cần bạn ăn mặc lịch thiệp, trang nhã, đầu tóc gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn, nói năng hoạt bát, rõ ràng là “đủ điểm” để các nhà tuyển dụng quan tâm đến bạn.
Nhạy bén
Thư ký là cánh tay trái của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một cô thư ký nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.
Am hiểu
Kiến thức rất quan trọng đối với một nhân viên thư ký. Nếu khoảng thời gian bạn còn ngồi trên ghế nhà trường và có những lỗ hổng thì ngay từ bây giờ bạn phải tìm mọi cách để lấp đầy lỗ hổng ấy. Ví dụ, khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 98 diễn ra ở đâu nhỉ?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.
Trí nhớ tốt
Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký giỏi cần lưu ý và ghi nhớ.
Có tính độc lập
Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như dời cuộc hẹn, khất nợ, thỏa thuận một hợp đồng mới.
Mức lương thư ký là bao nhiêu?
Mức lương của nhân viên thư ký sẽ dao động từ 10.400.000 - 12.200.000 VNĐ, đối với những người có năng lực và đã có nhiều kinh nghiệm thì mức cao nhất có thể lên đến 34.500.000 VNĐ.
Qua bài viết trên, Tuyển dụng - Tìm việc nhanh đã giúp bạn có được những thông tin cần thiết về công việc thư ký. Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm thư ký mới nhất hay nhiều công việc khác tại những công ty uy tín với mức lương hấp dẫn. Vui lòng truy cập website CareerBuilder để tham khảo vô vàn vị trí việc làm: tuyển phiên dịch tiếng Trung, việc làm Hà Đông, công ty game tuyển dụng, việc làm Củ Chi, kỹ sư cầu đường, tìm việc Đà Nẵng, việc làm Biên Hòa, việc làm Hải Phòng, việc làm Gia Lai, việc làm tại nhà, việc làm part time, internship, recruiter, lazada tuyển dụng, việc làm Phú Quốc, tìm việc làm tại Hà Nội, việc làm Thành phố Hồ Chí Minh, việc làm Bình Dương, việc làm Bình Định, tìm việc làm mới, việc làm Phú Yên, nhân viên chăm sóc khách hàng, việc làm quận 7,... Ngoài ra, hãy chuẩn bị cho mình một hồ sơ xin việc thật ấn tượng tại CV Hay để sẵn sàng chinh phục mọi nhà tuyển dụng nhé!
CareerBuilder
Nhận xét
Đăng nhận xét